Viele Unterlagen stapeln sich und nehmen Platz weg. Doch nicht alles gehört in den Müll – manche Papiere sollte man besser aufbewahren. Welche das sind und wie lange, erklärt ein Experte.
Noch so viel Papierkram ist unsortiert, doch die Ordner quellen jetzt schon über. Können alte Unterlagen nicht einfach in die Tonne wandern? Nicht unbedingt. Die R+V Versicherung weist nun in Wiesbaden darauf hin, dass manche Unterlagen besser länger aufbewahrt werden sollten. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen gibt es hingegen nur in zwei Fällen.
Sie gilt zum einen, wenn Verbraucher Handwerksbetriebe mit Arbeiten am Haus oder in der Wohnung beauftragen. Dann müssen die Rechnungen laut Mitteilung zwei Jahre aufbewahrt werden. Das gleiche gelte für haushaltsnahe Dienstleistungen, zum Beispiel die Gartenpflege oder das Reinigen des Hauses oder Wohnung. “Damit will der Gesetzgeber Schwarzarbeit eindämmen”, erklärt R+V-Jurist Sascha Nuß. Wer sich nicht daran halte, dem drohe ein Bußgeld in Höhe von bis zu 1.000 Euro. Die Aufbewahrungsfrist beginne am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden sei.
Für Menschen, die 500.000 Euro im Jahr oder mehr verdienen, gilt zudem eine weitere gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Sie müssen alle steuerrelevanten Belege – etwa Bescheinigungen zur Lohnsteuer oder zu Kapitalerträgen – sechs Jahre lang aufbewahren. Die Frist gilt demnach unabhängig davon, ob die Dokumente in Papierform oder digital vorliegen.
Jurist Nuß empfiehlt darüber hinaus, auch Kontoauszüge mindesten drei Jahre lang aufzubewahren. “So lange läuft die Verjährungsfrist bei den meisten Alltagsgeschäften”, begründet er. Verbraucher könnten mithilfe des Kontoauszugs etwa belegen, dass sie einen Einkauf bezahlt haben, sollte sie eine ungerechtfertigte Mahnung erreichen. Ältere Kontoauszüge könnte man meist gegen eine Gebühr bei der Bank anfordern. Versicherungsscheine sollten ebenfalls mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Versicherung besteht. Laut Nuß ist es aber sinnvoll, sie nach der Kündigung noch drei weitere Jahre aufzubewahren – erst danach sei üblicherweise die Verjährungsfrist abgelaufen.
Bei Steuerunterlagen rät der Experte zu einer vierjährigen Aufbewahrung. So habe man bei Nachfragen alles parat. Nuß empfiehlt weiterhin, auch Kaufbelege nicht leichtfertig wegzuschmeißen, sondern sie rund zwei Jahre lang aufzubewahren. Sollte eine längere Herstellergarantie vorliegen, dann auch darüber hinaus. Nuß: “In diesem Zeitraum kann man mangelhafte Ware im Regelfall reklamieren und mit Kaufbeleg ist das deutlich einfacher.” Besonders Kaufbelege für teuren Schmuck oder ein hochpreisiges Smartphone können der Versicherung zufolge bei Beschädigungen, Verlust oder Diebstahl wichtig sein. Sie sollten demnach länger aufbewahrt werden, etwa als Nachweis für die Hausratversicherung.
Wer alte Unterlagen nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen wegwerfen möchte, sollte sie zuvor am besten schreddern, rät die Versicherung. So hätten Datendiebe keine Chance. R+V weist außerdem darauf hin, dass einige Dokumente – trotz fehlender Aufbewahrungspflicht – niemals wegwerfen sollte. Dazu gehört etwa das Familienstammbuch, die Geburtsurkunde oder das Abschlusszeugnis. Auch Unterlagen zur Rentenberechnung und Sozialversicherung zählt das Unternehmen dazu. Der lückenlose Nachweis über die Zeit der Ausbildung und der beruflichen Tätigkeit sei beispielsweise wichtig für den Rentenbescheid.